Unser Mandant ist ein etabliertes, inhabergeführtes Immobilienunternehmen mit Sitz in Köln, das seit vielen Jahren erfolgreich ein eigenes, breit aufgestelltes Immobilienportfolio entwickelt, modernisiert und bewirtschaftet. Der Fokus liegt auf Wohn-, Büro- und Gewerbeimmobilien in der wirtschaftlich starken Wachstumsregion Köln.

Das Unternehmen versteht Immobilien nicht nur als Gebäude, sondern als Lebens- und Arbeitsräume mit Zukunft. Deshalb stehen die kontinuierliche Weiterentwicklung des Bestands, nachhaltige Investitionen sowie die Digitalisierung von Prozessen im Mittelpunkt der Unternehmensstrategie.

Der Erfolg basiert auf einem engagierten Team mit über 120 Mitarbeitenden, das Veränderungen aktiv mitgestaltet, eigenverantwortlich handelt und gemeinsam Lösungen entwickelt. Kollegialität, kurze Entscheidungswege und eine offene Kommunikation prägen die Unternehmenskultur. Moderne Arbeitsmittel, flexible Arbeitsmodelle und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten schaffen ein Umfeld, in dem Eigeninitiative geschätzt und persönliche Stärken gezielt gefördert werden.

Zur weiteren Verstärkung des Teams für die Zentrale Köln suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt:

Kaufmännischer Property Manager (m/w/d)
Schwerpunkt kaufmännische Verwaltung & Prozessaufbau eines neuen Wohnquartiers in bester Kölner Lage

In dieser verantwortungsvollen Position übernehmen Sie die eigenständige kaufmännische Verwaltung und Bewirtschaftung des Quartiers und gestalten gleichzeitig die Strukturen, Prozesse und Standards, die für den erfolgreichen Betrieb des neuen Quartiers erforderlich sind.

Sie verbinden dabei klassisches kaufmännisches Property Management mit ausgeprägter Prozess- und Strukturaffinität und haben die Möglichkeit, von Anfang an Strukturen mit aufzubauen und nachhaltig zu etablieren.

Kaufmännisches Property Management

• Eigenverantwortliche kaufmännische Verwaltung und Bewirtschaftung des Wohnquartiers
• Steuerung und Überwachung der Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen
• Rechnungsprüfung, Forderungsmanagement und Mahnwesen
• Kaufmännische Steuerung und Betreuung externer Dienstleister
• Wahrnehmung von Terminen im Rahmen von Übergaben und Abnahmen
• Pflege und Qualitätssicherung der quartiersbezogenen Stamm- und Bewegungsdaten, insbesondere im Immobilienverwaltungssystem Domus
• Erstellung regelmäßiger Reports und Auswertungen, z. B. zu Kosten, Leerstand und Betriebskosten
• Unterstützung bei Budgetplanung und Soll-Ist-Analysen

Prozess- und Strukturaufbau

• Aufbau und kontinuierliche Weiterentwicklung einer einheitlichen und transparenten Ablage- und Dokumentenstruktur für das gesamte Quartier
• Entwicklung, Dokumentation und Implementierung kaufmännischer Prozesse
• Definition und Etablierung von Standards für Daten- und Dokumentenablage
• Sicherstellung einer hohen Datenqualität und konsistenter Datenstrukturen
• Mitwirkung bei Digitalisierungs- und Standardisierungsprojekten
• Aktive Weiterentwicklung der kaufmännischen Standards und Strukturen des Quartiers

Zusammenarbeit & Schnittstellen

• Enge Zusammenarbeit mit Finance, Facility Management, Bestand und dem Property-Management-Team
• Fachliche Unterstützung und Begleitung der Junior Property Managerin im Quartiers-Team
• Aktiver Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern
• Bei Bedarf Unterstützung im operativen Tagesgeschäft sowie bei Sonderauswertungen und Analysen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Immobilienbereich, z. B. als Immobilienkaufmann/-frau, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der kaufmännischen Immobilienverwaltung, idealerweise im Bereich Wohnimmobilien
• Fundierte Kenntnisse im kaufmännischen Property Management und in der Bewirtschaftung von Wohnimmobilien
• Sicherer Umgang mit IT- bzw. Immobilienverwaltungssystemen; Kenntnisse in Domus sind von Vorteil
• Ausgeprägte Prozess- und Strukturaffinität
• Eine sehr strukturierte, eigenständige und prozessorientierte Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägte Qualitätsorientierung
• Freude daran, Strukturen nicht nur anzuwenden, sondern aktiv aufzubauen und weiterzuentwickeln
• Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern

• Eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum von Beginn an
• Die Möglichkeit, den kaufmännischen Aufbau eines neu entstehenden Wohnquartiers aktiv mitzugestalten
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld zwischen operativem Property Management, Prozessgestaltung und strategischer Weiterentwicklung
• Kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit mit den relevanten Fachbereichen
• Ein professionelles und kollegiales Umfeld
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und nachhaltige Standards für das Quartier zu schaffen