Die IOO Planungsgesellschaft mbH – unser Architekturbüro in Berlin betreut europaweit Projekte. Wir gestalten dabei nicht nur Gebäude, sondern auch die Zukunft der Städte. In einem Team von kreativen Köpfen arbeiten wir an wegweisenden Projekten, von innovativen Neubauten bis hin zur behutsamen Sanierung historischer Bauten.

Mit unserem interdisziplinären, 40-köpfigen Team aus Architekt*innen, Innenarchitekt*innen und einem bunten Office-Team, schaffen wir bezahlbaren Wohnraum und intelligente Gewerberäume. Das ist unser Beitrag zu einer nachhaltigen urbanen Entwicklung und einer lebenswerteren Stadt. Willst Du uns auf diesem Weg begleiten?

Zur Ergänzung unseres Teams suchen wir ab sofort für unser Büro in Berlin-Kreuzberg direkt am Gleisdreickpark eine*n

Office Manager*in (m/w/d) in Teilzeit mit Schwerpunkt Social Media

Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung zusammen und bist gleichzeitig für das Team ansprechbar. Dabei hast Du immer ein Lächeln auf den Lippen. Eingehende Anrufe koordinierst Du versiert an die jeweiligen Architekt*innen.

• Allgemeines Officemanagement (u.a. Telefonate, Korrespondenz, Bestellungen, Auffüllen von täglichen Verbrauchsgütern, Vorbereiten der Besprechungsräume)
• Unterstützung der Geschäftsführerin bei allen administrativen und organisatorischen Themen (geschäftlich und privat)
• Organisation, sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, betrieblichen Veranstaltungen und Teamevents
• Reiseplanung und Organisation sowie Reisekostenabrechnung
• Verfassen und/ oder Korrekturlesen von E-Mails und Texten
• Monitoren von Verträgen im Office-Bereich, Kündigungsfristen etc.
• Sicherstellen der allgemeinen Ordnung im Büro, Kontrolle der Reinigungsfirma
• Überwachen von Vertragsterminen zur Officeausstattung u.ä.

Vereinzelt:

• Vorbereitung und Begleitung von Projekten, Projektaufgaben und Umsetzung von Sonderaufgaben
• Erarbeitung, Korrektur und Zusammenstellung von Präsentationsunterlagen

• Du verfügst über Berufserfahrung im Marketing- oder Social-Media-Bereich
• Berufserfahrung als Teamassistenz, Office Manager*in oder als Assistenz der Geschäftsführung ist ein Plus
• Du bist sicher in Rechtschreibung und in der Anwendung des Office-Pakets, sprichst nach Möglichkeit auch Englisch und kannst unter Mithilfe von DeepL o ä. auch englische Texte verfassen
• Du bist gut darin, komplexe Zusammenhänge verständlich zusammenzufassen
• Darüber hinaus bist Du technisch affin, besonders im Bereich Neue Medien und lernst gern Neues kennen
• Du vereinst Organisationsfähigkeit mit einer zuvorkommenden, vorausschauenden, strukturierten und analytischen Arbeitsweise
• Du hast ein sonniges Wesen, bist gleichzeitig diskret und weißt, wie Du umsichtig und ergebnisorientiert unterstützt
• Vom Sie ins Du – von soft zu schlagfertig - Du verstehst es, Deine Kommunikation situativ anzupassen

• Großräumige, angenehme Büroräume mit begrünter Sitz-Küche in bester City-Lage direkt am Gleispark
• Modernste Büroausstattung und -Technik (z.B. Telefonkabinen, Nap-Areas, Hängematten für den Park, vollausgestattete Küche mit Cappuccino-Maschine)
• Verlässliche Arbeitszeiten
• Teamevents und Bildungsreisen
• Yoga-Kurs
• Und das Wichtigste zum Schluss: ein kollegiales, lustiges und internationales Team, das sich auf Dich freut!