Die BMMC BerlinMed Medical Consulting GmbH ist ein seit 2009 bestehendes innovatives, wachsendes und „systemrelevantes“ Unternehmen im deutschen Gesundheitsmarkt. Unsere Kompetenzen erstrecken sich vor allem auf das integrierte Patientenmanagement, wobei unser Schwerpunkt auf zukunftsorientierten Versorgungsmodellen liegt. Sektorenübergreifende Integration und Vernetzung sind dabei Aufgaben unseres Casemanagements mit dem Ziel patientenzentrierter Versorgungsoptimierung. Die BMMC arbeitet wirtschaftlich nachhaltig, werteorientiert und betreibt aktiv Social Business im Gesundheitswesen. Durch innovative Qualitäts- und Digitalisierungsprojekte in allen Fachbereichen des Unternehmens bereiten wir uns auf weiteres nachhaltiges Wachstum und zukunftsweisende Versorgungsprojekte vor. Dies eröffnet vielseitige Entwicklungsmöglichkeiten auf allen Ebenen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zwei Payroll & HR Administration Specialists (m/w/d) in Teilzeit (jeweils 0,5 FTE) am Standort Kleinmachnow. Die Anstellung erfolgt bei der BMMC; der Einsatz erfolgt für alle von der HR-Abteilung betreuten Gesellschaften und Organisationen.

• Vorbereitende Entgeltabrechnung: Sie übernehmen den vollständigen monatlichen Payroll-Prozess von der Pflege des verbindlichen Abrechnungskalenders bis zur Vorbereitung der Abrechnungsfreigabe und gewährleisten die Einhaltung sämtlicher Termine.
• Abrechnungsdaten und Sonderfälle: Sie erfassen und prüfen Personalstammdaten, Ein- und Austritte, Vertrags- und Vergütungsänderungen, Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaub, Fehlzeiten, eAU, Entgeltfortzahlung, Mutterschutz, Elternzeit, Boni, Prämien, Sachbezüge, Zuschüsse, Benefits, Pfändungen sowie Schlussabrechnungen.
• Zusammenarbeit mit dem externen Lohnbüro: Sie übermitteln alle Abrechnungsdaten vollständig und termingerecht, bearbeiten Rückfragen, prüfen die zurückkommenden Abrechnungen auf Plausibilität und dokumentieren sowie verfolgen erforderliche Korrekturen.
• Gegenseitige Vertretung und Vier-Augen-Prinzip: Pro Abrechnungsmonat führt eine Person den Prozess federführend durch, während die zweite Person die Vier-Augen-Prüfung übernimmt. Die Federführung wechselt regelmäßig; beide führen vollständige Monatsläufe durch und beherrschen alle betreuten Gesellschaften.
• Verlässliche Cut-off-Abdeckung: Sie stimmen Arbeitszeiten und Urlaubsplanung im Tandem so ab, dass an den kritischen Abrechnungstagen ausreichende Überschneidung sowie eine durchgängige fachliche Vertretung gewährleistet sind.
• Arbeitszeit- und Abwesenheitsmanagement: Sie kontrollieren Zeitbuchungen, Korrekturen, Überstundenkonten, Urlaubsstände, Krankmeldungen und eAU, führen Abwesenheitsübersichten und bereiten abrechnungsrelevante Besonderheiten für Führungskräfte und Teamleitung auf.
• Personalakten und Dokumentenadministration: Sie legen digitale und gegebenenfalls papiergebundene Personalakten an, führen Vollständigkeits- und Unterschriftenkontrollen durch, achten auf finale Fassungen und Aufbewahrungsfristen und erstellen standardisierte Bescheinigungen sowie Behördenkorrespondenz.
• On- und Offboarding-Administration: Sie übernehmen Stammdatenanlage und -beendigung, prüfen Personalunterlagen, pflegen administrative Checklisten, bereiten Bescheinigungen und Schlussabrechnungsdaten vor und koordinieren Meldungen an das Lohnbüro sowie weitere externe Stellen.
• Weitere HR-Administration: Außerhalb der Abrechnungsspitzen pflegen und bereinigen Sie Daten in HR-Works, erstellen Listen, Übersichten und einfache Reports, führen Fristen und Wiedervorlagen, bereiten Auditunterlagen vor und unterstützen Teamleitung sowie Personalreferent bei standardisierten administrativen Aufgaben.

Ihre Rolle im Tandem:

Beide Positionen sind fachlich gleichwertig. Keine Person ist lediglich Hilfskraft oder theoretisches Backup. Die Verantwortung wird regelmäßig gewechselt, damit Urlaub, Krankheit und sonstige Ausfälle ohne Qualitäts- oder Terminverlust aufgefangen werden können. Eine dauerhafte Aufteilung nach BMMC und PHCT ist nicht vorgesehen.

Arbeitsrechtliche Grundsatzentscheidungen, komplexe Personalgespräche, Personalentwicklung, Recruitingentscheidungen sowie die technische Entwicklung von Schnittstellen oder KI-Lösungen gehören nicht zu Ihrem Verantwortungsbereich.

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation in Entgeltabrechnung oder Personalwesen, bzw. eine vergleichbare Qualifikation besitzen,
• mindestens drei Jahre praktische Berufserfahrung in der vorbereitenden Entgeltabrechnung und Personaladministration vorweisen und eigenständig vollständige Monatsläufe bearbeiten können,
• praxiserprobte Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht, in Entgeltfortzahlung und in typischen abrechnungsrelevanten Sonderfällen mitbringen,
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einem externen Steuer- oder Lohnbüro sowie in der Prüfung und Korrektur von Abrechnungsergebnissen besitzen,
• HR-Works oder eine vergleichbare Personalsoftware, digitale Personalakten und Microsoft Excel sicher anwenden können,
• bereit sind, Federführung und Vier-Augen-Prüfung regelmäßig zu wechseln und Ihre Arbeitszeiten an den Payroll-Cut-off-Tagen verlässlich mit der Tandempartnerin bzw. dem Tandempartner abzustimmen,
• äußerst sorgfältig, termintreu, diskret, zahlenaffin und selbstständig arbeiten und auch bei wiederkehrenden Fristen den Überblick behalten,
• Deutsch in Wort und Schrift sicher beherrschen und in der Kommunikation mit Beschäftigten, Führungskräften und externen Stellen verbindlich auftreten,

dann sind Sie richtig bei uns!

• eine sinnstiftende Tätigkeit mit sozialem Bezug,
• ein hoher Anspruch als medizinisches Beratungs- und Versorgungsunternehmen mit unseren gelebten Werten „Transparenz“, „Offenheit“ und „Qualität“,
• ein großer Teamzusammenhalt, eine sehr moderne Arbeitsumgebung und die Bereitstellung der für Ihre Arbeit notwendigen technischen Ausstattung,
• individuell auf Sie und Ihre Bedürfnisse abgestimmte Fort- und Weiterbildungsangebote,
• die Möglichkeit, sich in Ihrem Fachbereich und darüber hinaus einzubringen und mitzugestalten und
• eine flache Organisationsstruktur mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten